Về cơ bản, quy trình xử lý đơn đăng ký quốc tế KDCN theo Thỏa ước La Hay có thể tổng hợp một cách tóm tắt bằng sơ đồ sau đây.
Hình: Tổng quan quy trình xử lý đơn đăng ký quốc tế KDCN theo Thỏa ước La Hay
1. Thẩm định hình thức
Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) là cơ quan tiến hành thẩm định hình thức. Cơ quan sở hữu trí tuệ các quốc gia được chỉ định trong đơn không thực hiện công việc này.
Nếu WIPO kiểm tra thấy đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức như thiếu các nội dung, thông tin bắt buộc cần có trong đơn, thiếu các nội dung, thông tin bắt buộc cần có theo tuyên bố của các quốc gia được chỉ định trong đơn hoặc đơn có thiếu sót về bộ ảnh chụp, bản vẽ thì WIPO sẽ gửi thông báo thiếu sót đến chủ đơn và đề nghị chủ đơn sửa chữa các thiếu sót đó trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày thông báo. Nếu chủ đơn không sửa chữa được thiếu sót trong thời hạn quy định nêu trên thì đơn bị coi như từ bỏ và WIPO hoàn trả cho chủ đơn các khoản phí đã nộp sau khi trừ đi khoản phí cơ bản.
Thiếu sót ảnh hưởng đến ngày nộp đơn
Nếu đơn không được làm bằng một trong ba ngôn ngữ quy định (tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha) thì ngày nộp đơn sẽ bị lùi lại cho đến khi thiếu sót này được sửa chữa. Tương tự, nếu đơn có thiếu sót sau đây thì cũng bị lùi ngày nộp đơn: không nêu rõ đơn đăng ký quốc tế KDCN theo Văn kiện nào, thiếu thông tin về chủ đơn, thiếu thông tin liên lạc của chủ đơn hoặc đại diện của chủ đơn, thiếu bộ ảnh chụp/bản vẽ hoặc mẫu vật (trong trường hợp được phép nộp mẫu vật) của từng KDCN trong đơn, không chỉ định bất kỳ quốc gia thành viên nào. Nếu đơn có các thiếu sót nêu trên thì ngày nộp đơn là ngày mà WIPO nhận được tài liệu sửa chữa các thiếu sót này.
Thiếu sót ảnh hưởng đến ngày đăng ký
Trong trường hợp đơn có thiếu sót liên quan đến các nội dung bắt buộc phải có theo tuyên bố khi gia nhập Thỏa ước La Hay của một hoặc một số quốc gia được chỉ định trong đơn, chẳng hạn như thiếu thông tin về tác giả, thiếu phần mô tả KDCN hoặc phần yêu cầu bảo hộ, nếu chủ đơn không khắc phục thiếu sót trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày thông báo thiếu sót được đưa ra bởi WIPO thì đơn bị coi là không chỉ định quốc gia liên quan đến thiếu sót. Nếu chủ đơn khắc phục được thiếu sót trong thời hạn quy định thì ngày đăng ký của đơn quốc tế là ngày mà tài liệu khắc phục thiếu sót được nhận bởi Văn phòng quốc tế.
Nếu đơn vừa có cả thiếu sót ảnh hưởng đến ngày nộp đơn và thiếu sót ảnh hưởng đến ngày đăng ký thì ngày nộp đơn là ngày mà tài liệu khắc phục thiếu sót liên quan đến ngày nộp đơn được nhận bởi WIPO trong thời hạn quy định còn ngày đăng ký là ngày mà tài liệu khắc phục thiếu sót liên quan đến ngày đăng ký được nhận bởi WIPO trong thời hạn quy định hoặc là ngày mà tài liệu khắc phục thiếu sót liên quan đến ngày nộp đơn được nhận bởi WIPO trong thời hạn quy định, tùy theo ngày nào muộn hơn.
2. Đăng ký quốc tế
Nếu đơn không có thiếu sót hoặc có thiếu sót nhưng đã được khắc phục thành công thì WIPO sẽ ghi nhận KDCN trong đơn vào Đăng bạ quốc tế dưới hình thức Đăng ký quốc tế và gửi chủ đơn Giấy chứng nhận Đăng ký quốc tế. Kể từ ngày Đăng ký quốc tế được ghi nhận, Đăng ký quốc tế có hiệu lực tại mỗi quốc gia được chỉ định như một đơn hợp lệ theo luật pháp của quốc gia đó.
3. Công bố đăng ký quốc tế
Sau khi KDCN trong đơn quốc tế được đăng ký, WIPO sẽ công bố Đăng ký quốc tế lên Công báo KDCN quốc tế dưới hình thức trực tuyến tại địa chỉ https://www.wipo.int/haguebulletin. Nội dung công bố của Đăng ký quốc tế trên Công báo bao gồm các thông tin được ghi nhận trong Đăng bạ quốc tế và bộ ảnh chụp, bản vẽ KDCN. Mỗi số Công báo KDCN quốc tế được công bố trực tuyến vào thứ Sáu hàng tuần. Việc công bố KDCN trên Công báo quốc tế được coi là công bố ở tất cả các quốc gia thành viên của Thỏa ước La Hay. Ngày công bố của Đăng ký quốc tế trên Công báo trực tuyến được coi là ngày mà các quốc gia được chỉ định nhận được thông tin về Đăng ký quốc tế đó và WIPO không gửi bất kỳ một tài liệu nào khác tới các quốc gia được chỉ định. Thời hạn ra thông báo từ chối đối với Đăng ký quốc tế được tính từ ngày công bố này.
Về cơ bản, Đăng ký quốc tế sẽ được công bố sau 6 tháng kể từ ngày đăng ký. Tuy nhiên, chủ đơn có thể yêu cầu công bố sớm hoặc yêu cầu trì hoãn công bố. Nếu có yêu cầu công bố sớm từ chủ đơn, Đăng ký quốc tế sẽ được công bố trong thời gian sớm nhất ngay sau khi các thủ tục chuẩn bị được hoàn thành, thường mất khoảng 1 đến 2 tuần. Nếu chủ đơn yêu cầu trì hoãn công bố thì việc công bố sẽ được tiến hành ngay sau khi thời gian trì hoãn công bố kết thúc hoặc được coi là kết thúc.
4. Thẩm định nội dung
Sau khi Đăng ký quốc tế được công bố, cơ quan sở hữu trí tuệ của mỗi quốc gia được chỉ định trong Đăng ký quốc tế tiến hành thẩm định nội dung theo quy định luật pháp của quốc gia đó.
Sau khi thẩm định, quốc gia được chỉ định có thể gửi thông báo từ chối bảo hộ đến WIPO. Từ chối bảo hộ này chỉ có hiệu lực trong phạm vi lãnh thổ của quốc gia đó. Việc từ chối của một quốc gia không ảnh hưởng tới việc bảo hộ ở các quốc gia được chỉ định khác. Từ chối bảo hộ có thể được ghi nhận đối với toàn bộ hoặc một phần Đăng ký quốc tế tương ứng với việc toàn bộ hay chỉ một số KDCN trong Đăng ký quốc tế bị từ chối. Từ chối bảo hộ có thể dựa trên kết quả thẩm định của cơ quan sở hữu trí tuệ của quốc gia được chỉ định hoặc dựa trên phản đối của người thứ ba.
Từ chối bảo hộ không thể được đưa ra với lý do Đăng ký quốc tế không đáp ứng về mặt hình thức vì các yêu cầu này đã được kiểm tra bởi WIPO. Mặc dù vậy, quốc gia được chỉ định có thể từ chối bảo hộ với căn cứ là bộ ảnh chụp, bản vẽ KDCN không bộc lộ đầy đủ hình dáng bên ngoài của KDCN vì đây là căn cứ về mặt nội dung.
Quốc gia được chỉ định cũng có thể từ chối bảo hộ với lý do Đăng ký quốc tế không đáp ứng tính thống nhất của KDCN trong trường hợp quốc gia đó có đưa ra tuyên bố về vấn đề này. Khi đó, để được bảo hộ, chủ Đăng ký quốc tế có thể tiến hành tách Đăng ký quốc tế thành các đơn hoặc đăng ký khác nhau tại cơ quan sở hữu trí tuệ của quốc gia nêu trên.
Đối với các quốc gia có tuyên bố về các hình chiếu bắt buộc phải có trong bộ ảnh chụp, bản vẽ KDCN, Đăng ký quốc tế có thể bị từ chối nếu thiếu các hình chiếu được yêu cầu.
Thông báo từ chối bảo hộ mà quốc gia được chỉ định gửi tới WIPO được ghi nhận trong Đăng bạ quốc tế và một bản sao của thông báo từ chối được WIPO gửi tới chủ Đăng ký quốc tế.
Sau khi nhận được thông báo từ chối bảo hộ, chủ Đăng ký quốc tế có thể thực hiện những biện pháp khắc phục tương tự như một đơn quốc gia để được bảo hộ. Mọi thủ tục liên quan được chủ Đăng ký quốc tế thực hiện trực tiếp với cơ quan sở hữu trí tuệ của quốc gia ra thông báo từ chối mà không thông qua WIPO. Các giao dịch với cơ quan của quốc gia được chỉ định có thể phải được tiến hành thông qua đại diện sở hữu công nghiệp và bằng ngôn ngữ theo quy định của quốc gia đó.
Nếu được chấp nhận bảo hộ, hiệu lực của Đăng ký quốc tế tại quốc gia được chỉ định hoàn toàn giống với hiệu lực của đăng ký quốc gia tại nước đó. Quốc gia được chỉ định cũng có thể rút bỏ từ chối bảo hộ ban đầu sau khi có phản hồi của chủ Đăng ký quốc tế. Từ chối bảo hộ có thể được rút bỏ đối với toàn bộ hoặc chỉ một số KDCN trong Đăng ký quốc tế liên quan.
Trên lưu đồ trên, đường đứt nét thể hiện thủ tục có thể không cần thực hiện. Quốc gia được chỉ định có thể không gửi thông báo chấp nhận bảo hộ đến WIPO. Khi đó, hết thời hạn quy định (6 tháng kể từ ngày công bố hoặc 12 tháng nếu quốc gia được chỉ định có tuyên bố như vậy khi gia nhập Thỏa ước), Đăng ký quốc tế KDCN mặc nhiên được bảo hộ tại quốc gia được chỉ định đó.